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dernière mise à jour 17/07/2007
Nouveauté de la version 8.4 de la comptabilité, la validation est la mise en application d'une circulaire du 24 janvier 2006 imposant un certain nombre de règles aux comptabilités informatiques.
La validation des écritures choisies, est une opération irréversible que fige l'écriture : on ne peut plus ni la supprimer ni la modifier. Contrairement à la clôture, la validation autorise à passer une contre écriture rectificative. La validation peut concerner une période, un journal, un certain type d'écriture comme les écritures pointées seulement.
On va donc retrouver cette fonction sur différentes fenêtres :
- Sur les journaux en mode "Saisie", une icône "Validation" permet cette opération journal par journal, mois par mois
- Sur la fenêtre du rapprochement bancaire, la validation permet l'opération sur les écritures pointées à une date donnée : sélectionner "écritures pointées à la date du"(encore faut-il ne pas avoir oublié de sélectionner la date de fin de bordereau lors du pointage)
- Sur une fenêtre spécifique accessible par le Menu Fin d'année => Validation, également accessible à partir des journaux par l'icône "?" à gauche de l'icône "Validation".
Les écritures validées apparaissent sur fond vert, alors que les non validées restent sur fond bleu.
On peut valider après chaque pointage bancaire, mais le plus imple est d'effectuerune validation globale juste avant la clôture de l'exercice. Le Menu "Fin d'année" donne acces à 4 fonctions :
- La Validation proprement dite
- La préparation et l'édition de la 2035
- La sauvegarde des journaux
- La clôture
Je pense personnellement que la validation globale doit être précédée d'une sauvegarde de la base C:\Medicina\Data\Compta32.mdb de façon à pouvoir corriger une éventuelle erreur, mais cela n'est possible que manuellement par un copier coller. La cloture est automatiquement précédée d'une sauvegarde de la base validée.
Il suffit de créer un compte d'immobilisation et de remplir le tableau de l'immobilisation, COXXI 32 fait le reste
Il faut distinguer :
- l'immobilisation elle même qui correspond au prix d'achat du bien immobilisé et qui doit être saisie sur un compte "Immobilisation corporelle" en 21xxxx (enregistré en débit) contrepartie du compte banque 512000 (enregistré en crédit). Chaque immobilisation doit être comptabilisée sur un compte séparé.
Pour plus de détail sur le choix des comptes d'immobilisation en 2 : consulter la bible :
http://www10.finances.gouv.fr/fonds_documentaire/reglementation/avis/avisCNCompta/pcg/sommairepcg.htm- l'amortissement de cette immobilisation qui correspond à la somme déduite annuellement dans la comptabilité sur un compte en 28xxxx avec le compte 681100 en contre partie (cette écriture ne correspond à aucun mouvement de trésorerie et est donc une opération diverse et sera inscrite au livre des O.D.)
La création du compte et le passage de l'écriture se font automatiquement lors de l'enregistrement de l'immobilisation et de la préparation de la 2035 (ne faire qu'une fois par an le passage des écritures).
NB : Pour le compte d'amortissement, COXXI reprend le compte d'immobilisation 21xxx0 en ajoutant un 8 après le 2 et suppression du zéro de fin: 281xxx. Ainsi 212000 en immobilisation correspondra à 281200 en amortissement
Les tableaux d'amortissement dégressifs sont faux en raison d'une erreur de paramètrage des coefficients applicables : COXXI 32 propose 3 coef : 1.5, 2 et 2.5. Ces coefficients n'ont plus cours depuis le 01/01/2001.
Il faut donc modifier ces coefficients pour ceux en cours :
- 1.25 pour un amortissement de 3 ou 4 ans
- 1.75 pour 5 ou 6 ans
- 2.25 pour 6 ans 2/3, 8, 10, 12, 15 ou 20 ans
La manip est très simple :
- Aller dans la compta sur le Menu "Outils" => Paramètres
- Remplacer la valeur des coefficients 1, 2 et 3 par 1.25, 1.75 et 2.25
- Enregistrer
Il faut fermer et réouvrir la compta pour avoir accès aux immobilisations avec les nouveaux coefficients.
- Le problème est de dissocier CSG déductible et non déductible
- Le choix du compte CSG non déductible peut se faire soit sur un compte en 108, soit sur un compte en 6 non comptabilisé par la 2035 et COXXI propose 646200 par défaut, tout autre compte entre 646200 et 646999 convenant également. Mais il est préférable de choisir un compte en 108, 108100 par exemple qui aura le même effet et surtout l'avantage de bien signifier son caractère non déductible.
- Le compte CSG déductible est par contre obligatoirement 637999 ou un compte entre 635200 et 635999
- NB : la CUM est une cotisation syndicale à déduire sur le compte 628100, la CFP est un "autre frais de gestion" à déduire sur le compte 658000
- La procédure de comptabilisation est différente selon que vos cotisations URSSAF sont mensualisées ou non :
- Si vous êtes mensualisé, le plus simple est de comptabiliser la totalité des cotisations URSSAF sur un compte 6460xx (AF par exemple), puis de passer une OD en fin d'exercice (créer une écriture-type complexe) pour ventiler les différents postes en reprenant les chiffres de l'échéancier reçu en octobre :(les N° de comptes sont donnés à titre d'exemple)
- Saisie des cotisations :
646010 (Allocations familiales) en débit
512000 (Banque) en crédit- OD en fin d'exercice :
Passer une écriture complexe dans le livre des OD pour ventiler d'après l'échéancier d'octobre :
646010 (Allocations familiales) en crédit
637999 (CSG déductible) en débit
108100 (CSG non déductible) (ou 646200) en débit
628100 (CUM) en débit
658000 (CFP) en débit- Si vous n'êtes pas mensualisé, il vaut mieux ventiler à chaque prélèvement sur les différents comptes d'après les notifications. On peut aussi le faire en fin d'année.
- L'outils CSG de COXXI devait permettre théoriquement de ventiler CSG totale en déductible et non déductible en fin d'exercice. Son intérêt est limité puisque de toute façon il ne couvre pas la totalité de la ventilation à effectuer, d'autre part le choix des comptes n'est possible ni avec le compte 637810, ni avec le compte 646200. Mieux vaut donc l'oublier !
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